Ein Chefsessel muss drei Funktionen erfüllen, die in ihrer Wertigkeit vom Chef selbst und seiner Firma abhängen: Die Repräsentation, die Ergometrie und die Beweglichkeit. In einer großen Firma mit einem mächtigen Chef spielt die Repräsentation die weitaus größte Rolle. Die Ergometrie ist um so wichtiger, je mehr Zeit der Chef täglich auf seinem Sessel verbringt. Die Beweglichkeit, die rasches Arbeiten auch an größeren Schreibtischen ermöglicht, ist für den viel arbeitenden Chef einer kleinen Firma am bedeutsamsten.
Die Repräsentation
wird durch zwei Faktoren bestimmt: Die Sitzhöhe und das Design. Die Sitzhöhe muss zwingend die anderen Sitzmöbel im Raum überragen. Dies beruht auf psychologischen Effekten der nonverbalen Kommunikation. Ein Chef, der kleiner sitzt als ein Mitarbeiter und selbst ein Kunde oder Geschäftspartner hat automatisch die Verhandlung verloren. Geborene Chefs achten instinktiv darauf und bleiben in Räumen ohne Chefsessel lieber stehen, als sich kleiner zu setzen als ein Gegenüber. Den Effekt gibt es auch in anderen Berufsgruppen, so sitzen Verkäufer generell über Eck mit ihren Kunden, um Verbindlichkeit zu erzeugen.
Das Design eines Chefsessels lässt sehr viel Gestaltungsräume zu. Davon abgesehen, dass es zu den übrigen Möbeln des Büros passen soll, kann der Chef hier persönlichen Geschmack ausdrücken. Design kann sehr modern, sehr konservativ oder auch verspielt sein. Es kann betont teuer sein, aber auch gegenteilig elegantes Understatement oder sogar Lässigkeit ausdrücken. Das hängt vom Führungsstil des Chefs ab. Man unterscheidet dominant, abhängig und laissez-fair und entsprechende Mischformen. Der Chefsessel ist eine perfekte Möglichkeit, dies nonverbal und unterschwellig zu kommunizieren.
Ergometrie und Beweglichkeit
Da der Chef wie jeder Mitarbeiter oft viele Stunden auf seinem Sessel verbringt, muss dieser so ergonomisch sein, wie es nur irgendwie möglich ist und wie es allen Büroarbeitern zugedacht werden soll, auch wenn dies eine Kostenfrage ist. Ergometrie lässt sich durch Polsterung, Bezug und vor allem die entsprechende Mechanik erreichen. Die Kniegelenk-Wippmechanik sorgt für höchste Bequemlichkeit und angenehmen Sitzkomfort, der Winkel zwischen Rückenlehne und Sitz bleibt immer gleich. Sitz und Rückenlehne bilden eine Schale und werden gemeinsam als Einheit bewegt, die Füße behalten permanenten Bodenkontakt. Zusätzlich sollten Sitz und Lehne verstellbar sein, der Sessel sollte gut rollen.